Dans cet article, nous allons décrire en détail le processus d’accompagnement présenté dans la première partie de ce dossier
L’accompagnement SpeechCraft pour créer un nouveau club se déroule en plusieurs phases successives.
VEILLER AU NOMBRE ADÉQUAT DE FORMATEURS
Avant de s’engager dans l’accompagnement SpeechCraft, la communauté Toastmasters doit se sentir capable de fournir le service proposé. Pour cela, il faut tout d’abord recruter l’équipe de ceux qui animeront les ateliers de la formation. A minima, deux personnes sont nécessaires pour assister aux 6 séances de formation.
Ce tandem désignera l’un d’eux comme référent de la formation. Les deux personnes peuvent se déclarer comme sponsors du club. Elles recevront ainsi les unités de valeur requises pour l’obtention de degrés Toastmasters. La séance suivante a besoin d’au moins trois autres personnes. En effet, les formateurs tenant la plupart des rôles lors de ces séances, il faut une présence suffisamment nombreuse. Progressivement, ils s’effaceront devant les membres du nouveau club qui prendront progressivement tous les rôles d’une réunion.
Ainsi, lors des séances 3 et 4, une seule personne, en plus des deux permanents, est nécessaire. Les deux dernières séances, 5 et 6, ne demandent la présence que des deux permanents.
CONVAINCRE LES (FUTURS) RESPONSABLES DU CLUB
L’accompagnement SpeechCraft peut être payant. C’est souvent le cas pour les clubs d’entreprise. Il faut donc convaincre les décideurs de La valeur de cette formation. Pour cela, un argumentaire basé sur le billet précédent est un bon point de départ.
Ensuite, un embryon de bureau de club doit exister, car de nombreuses activités sont à réaliser dès le démarrage. Choisir une salle, rédiger les statuts de l’association et ouvrir un compte en banque concernent les clubs de ville. Attirer les invités et programmer les séances sont aussi importantes. Le nombre minimum pour ce bureau est de trois personnes, le nombre idéal étant de 5. Elles doivent rapidement maîtriser la méthode Toastmasters.
ÉLABORER LE PLAN DE LA FORMATION
Une fois le principe de SpeechCraft retenu par le club et l’ébauche du bureau constituée, le référent SpeechCraft peut s’attaquer à l’élaboration du plan détaillé de la formation[1]. En parallèle, il faut (faire) remplir le formulaire « Application to organize », accompagné d’un versement de $125, afin que le club acquière le statut “prospectif”, condition sine qua non pour enregistrer les sponsors.
Le client peut alors être facturé. Seuls les clubs, et non pas les individus, bénéficient des paiements liés à la formation SpeechCraft. C’est la règle Toastmasters. Il ne reste plus qu’à envoyer le support de formation (en français ou en anglais selon la langue pratiquée par le club).
BIEN PRÉPARER LES RÉUNIONS
Le référent prépare l’ordre du jour des premières réunions. Pour les premières séances, la programmation se fera “à la main ” sur un tableau Excel. Lors de la première séance, tous les rôles, sauf celui de chronométreur et des improvisateurs, sont remplis par les formateurs. A la séance suivante, les membres du club tiennent les rôles techniques et prononcent des discours. Les formateurs conservent les rôles d’évaluation et de maître de cérémonie.
Cinq minutes sont consacrées à la fin de chaque séance à préparer la réunion suivante. Tous les rôles sont distribués sur la base du volontariat.
UTILISER EASYSPEAK
Une étape importante de cette phase, une fois que le club a acquis le statut de prospectif et dispose d’un numéro de club, consiste à initialiser ses paramètres sur EasySpeak. Pour cela, il existe des commandes qui permettent de télécharger le profil des membres et les discours qu’ils ont déjà prononcés. Une fois cette opération réalisée, il convient de faire parvenir aux membres leur login ainsi qu’un mode d’emploi sommaire d’EasySpeak. La programmation des réunions s’effectuera ensuite avec EasySpeak plutôt qu’avec l’outil Excel.
Comme pour les réunions d’un club normal, il est utile d’envoyer, quelques jours avant la réunion, les principales instructions pour tenir les rôles avec des renvois sur la documentation, ainsi que la fiche d’évaluation du Briser la Glace (en français ou en anglais) de façon que les orateurs puissent enregistrer leur discours lorsque le club sera officialisé. La première fois, il peut être utile de leur donner le document “Un Toastmaster porte plusieurs casquettes” (en français et en anglais)
ASSURER LE SERVICE APRÈS VENTE
Le coaching du bureau se fait au fil de l’eau, avec une attention particulière portée au VP Formation afin qu’il maîtrise les fonctions nécessaires à la régulation de la programmation.
A la fin de la formation, le club devrait avoir atteint le seuil des 20 membres nécessaires pour être officiellement reconnu par Toastmasters. Il faut alors remplir les formulaires nécessaires pour cela et les envoyer à Toastmasters International. Un mentor du club continue le coaching du club pendant six mois. Ce n’est d’ailleurs pas obligatoirement un membre de l’équipe de formateurs. Il veille à la qualité des séances, en aidant le VP Formation à motiver les membres du club.
POUR ALLER PLUS LOIN
Créer de nouveaux clubs devrait être la mission d’un Toastmaster soucieux de faire profiter le plus grand nombre des bénéfices de la méthode. L’approche que nous avons présentée dans ces deux articles facilite la création de ces nouveaux clubs.
Si vous êtes vous-même intéressé(e) par la création d’un club, venez assister à une de nos réunions pour y rencontrer les membres qui participent à cette aventure. C’est ici.
[1] Pour accéder au document correspondant à ce lien, ainsi qu’aux documents suivants, il faut cliquer sur le lien en maintenant la touche Ctl enfoncée puis sur “Annuler”