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Comment tenir le rôle de Trésorier ?

Le trésorier a pour rôle de gérer le budget du club. Ses responsabilités s’exercent principalement en dehors des réunions

Le trésorier d’un club Toastmasters joue un rôle important en gérant les flux d’argent sur le compte de l’association. Pour faciliter l’apprentissage des subtilités de ce rôle, voici un tutoriel pour en savoir plus.

Responsabilités hors des réunions du club :

Elles comprennent les tâches suivantes:

  • Collecter les cotisations du club auprès des membres (en juillet pour les renouvellements, le reste de l’année au fil de l’eau)
  • Inscrire les nouveaux membres
  • Régler les cotisations semestrielles au siège (avant le 1er octobre et le 1er avril)
  • Acquitter les factures (location de salles essentiellement)
  • Suivre l’exécution du budget
  • Conserver une trace de toutes les transactions financières du club.
  • Assister aux réunions du bureau et y présenter l’état financier du club (entre 4 et 6 réunions par an)
  • Suivre les sessions de formation des dirigeants de club organisées par la division (en janvier et en juin)
  • Former son successeur
  • Préparer le budget annuel afin de déterminer la cotisation pour la saison suivante et la faire approuver par le bureau (en mai)
  • Préparer et envoyer les avis de cotisation aux membres (en juin)
  • Déclarer la signature du successeur à la banque pour les moyens de paiement
Responsabilités au cours des réunions du club
  • Recueillir les formulaires d’adhésion complétés et les cotisations des nouveaux membres.
  • Informer les membres de la période de renouvellement des cotisations et en expliquer le processus, en particulier pour le renouvellement en juillet
procédures Des clubs l’Étincelle et SCINTILLE!

Comment inscrire un nouveau membre?

Comment inscrire un nouveau membre sur EasySpeak?

Comment mettre à jour les coordonnées d’un membre ?

Comment payer les cotisations à TMI?

Comment payer les salles ?

Comment vérifier qu’un membre est bien inscrit ?

Comment contacter le service clientèle de Toastmasters ?

Comment faire un budget et déterminer la cotisation pour l’année N+1 ?

Comment suivre le budget ?

Comment rechercher un statement ?

Quelle cotisation appliquer à partir de mai ?

Comment inscrire un nouveau membre?

Prérequis : il faut disposer du bulletin d’inscription et du versement de la cotisation

  • NOTE : Penser à sauvegarder une copie électronique du bulletin d’inscription
  • Si la personne a payé par chèque, l’encaisser en mettant son nom sur le formulaire de remise de chèque BRED (afin de le tracer sur le relevé bancaire)
  • Si elle a payé par virement, vérifier la transaction en se connectant sur le site BRED
  • Si elle a payé en espèces, faire un virement équivalent sur le compte du club
  • NOTE: maintenant les paiements se font principalement par Hello Asso
  • Noter les coordonnées du cotisant dans le tableur Excel (mettre les Google docs à la place): par exemple Etincelle_2022_2023 ou SCINTILLE_2022_20213: nom, prénom, adresse email, numéro de portable, adresse postale, date d’inscription, montant de la cotisation, mode de paiement (pour le traçage sur le relevé bancaire)
  • Déclarer le nouveau membre sur le site toastmasters.org :
    • NOTE 1 : il faut être membre du bureau pour faire l’enregistrement
    • NOTE 2: si on est à quelques jours de la fin du mois : attendre le début du mois suivant pour économiser un mois ; créer cependant le compte sur EasySpeak pour permettre au nouveau membre de prendre un rôle lors de la prochaine réunion
    • Rentrer le login et le password
    • Cliquer sur Add Membership…Yes, new member
    • Suivre les instructions en ne remplissant que les informations obligatoires (pas le numéro de portable)
      • Payer avec la carte du club
      • Ne payer que le semestre en cours (pour des raisons de trésorerie)
    • Quand on a reçu le message de TMI, noter le statut du cotisant “ Réglée TMI”
    • Déclarer le nouveau membre sous EasySpeak NOTE : sur EasySpeak Etincelle ET SCINTILLE ! (voir article ci-contre)
    • Confirmer l’inscription au nouveau membre en lui envoyant un mail (voir modèle)
    • (Facultatif) Faire justificatif
Comment inscrire un nouveau membre sur EasySpeak?
  • Se connecter sous EasySpeak avec son propre identifiant
  • Cliquer sur Ce club…Liste des membres
  • Cliquer Add User en haut à droite
  • Rentrer le nom, le prénom et l’adresse mail
    • NOTE : pour les membres d’un autre club, une fenêtre apparaît qui dit que le membre existe déjà (le mail en fait) et propose de connecter le membre existant au club
  • Rentrer l’id de la forme Prénom.Initiale du nom
  • Fermer et vérifier que le membre est bien créé dans la liste des utilisateurs
Comment mettre à jour les coordonnées d’un membre ?
  • Aller sur le site TMI :
  • Rentre le login et le password
  • Cliquer sur Club Central/<Nom du club>
  • Sélectionner le club puis sélectionner “View/update your club roster”
  • Sélectionner “Edit contact information”
Comment payer les cotisations à TMI?

A lieu deux fois par an : avant les 1/10 et 1/4

  • Ouvrir le fichier Adhérents et compter le nombre de personnes dont la cotisation est à régler
  • Aller sur le site TMI
  • Rentre le login et le password
  • Cliquer sur Club Central/<Nom du club>
  • Sur Pay Dues, cliquer les adhérents qui ont payé leur cotisation depuis la dernière fois. Si besoin, diviser l’écran entre la page TMI et le fichier Annuaire
  • Vérifier que le nombre d’adhérents est cohérent
  • Payer avec la carte du club (voir classeur)
Comment payer les salles ?
  • Etincelle : par chèque au début du mois suivant
  • SCINTILLE ! par virement au début du mois suivant, après réception de la facture
Comment vérifier qu’un membre est bien inscrit ?

Situation : un membre se plaint qu’il n’a pas reçu les informations

  • Vérifier qu’il est bien dans le roster (voir plus haut sur les informations membres)
  • Envoyer la copie d’écran au membre et lui demander de confirmer l’adresse
  • Si l’adresse est correcte, appeler le service clientèle pour qu’ils envoient les documents à l’adresse
  • Si l’adresse est incorrecte, appeler le service clientèle pour connaître la procédure (besoin de payer une nouvelle fois ?)
Comment contacter le service clientèle de Toastmasters ?
Comment faire un budget et déterminer la cotisation pour l’année N+1 ?

A faire mi-mai

  • Copier/coller le dernier budget : par ex. Budget_2020_2021
  • Copier l’onglet : “Budget_prév”
  • Mettre à jour les paramètres du budget (onglet “Paramètres”), en particulier :
    • Taux de change USD/EUR
    • Tarif des salles
    • Tarif des cotisations
  • Elaborer les scénarios pertinents en faisant varier les variables du club (soulignées) en particulier
    • Nombre annuel de nouveaux membres
    • Taux de renouvellement des anciens membres (en juillet, en septembre)
    • Taux de réduction pour les renouvellements
    • Part de la trésorerie du club allouée à l’exercice
  • Sélectionner le scénario le plus satisfaisant en fonction de la trésorerie sortante, à la fin de l’exercice (NOTE : elle ne doit JAMAIS être négative) et de la trésorerie nette de l’exercice (NOTE : idéalement à 0)
  • Faire un mail aux présidents de l’année n+1 et de l’année n pour avoir validation de la cotisation proposée
  • Copier/coller l’onglet “Budget_prév” en “Suivi”
  • Coller (texte) les chiffres du budget prévisionnel adopté
  • Copier le tableau en bleu et remettre à 0 pour faire le suivi mensuel
Comment suivre le budget ?

A partir de Juillet selon une fréquence mensuelle

  • Se connecter sur le site de la banque
  • Archiver les relevés bancaires du mois
  • Reporter les recettes et les dépenses des relevés bancaires sur Budget_2020_2021 en distinguant les deux clubs (NOTE : tant que les comptes ne sont pas séparés)
  • Prendre chaque relevé dans l’ordre chronologique et affecter les recettes/dépenses avec le chéquier et le carnet de remise de chèques
  • Pour les remises de chèques, regarder dans le reçu la répartition
  • Compléter le budget prévisionnel sur un an à partir de la mise à jour
  • Archiver les mois budget pour les deux clubs
  • Mettre à jour les budgets avec le réalisé du mois
  • NOTE : La somme de la trésorerie des deux clubs dans Budget_2020_2021 doit être égale à la trésorerie sur le relevé de compte
Comment rechercher un statement ?
Quelle cotisation appliquer à partir de mai ?

Pour les nouveaux inscrits à partir de mai, leur proposer le choix entre

  • La cotisation de janvier (90€) et une cotisation couvrant les mois restant à courir jusqu’à septembre, à prix coûtant, soit les 7,5 dollars/mois reversés à TMI, plus une année complète au tarif actuel de 135€. Cela leur permet de bénéficier de tarifs attractifs pour plusieurs mois. Exemples:
    • Pour les inscrits en mai: le montant de cette cotisation est de 25€ (inscription)+34€ (cotisation TMI de mai à septembre)+135€ soit 194€ pour 17 mois de Toastmasters
    • Pour les inscrits en juin: 25€ (inscription)+27€ (cotisation TMI de juin à septembre)+135€ soit 187€ pour 16 mois de Toastmasters
  • La cotisation de janvier (90€) plus 25€ pour une inscription qui sera valide jusqu’à septembre 2023. NOTE: En cas de renouvellement, ils paieront 80€ (la cotisation réduite pour les adhérents existants). Au total, ils paieront 25+90+80 soit 195€, donc moins attractif

Pour les clubs, cela permet de sécuriser les nouveaux membres pour l’année prochaine.

 

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